Спорт: Групповые занятия в расписании

В этой статье описано, как создать групповое занятие в сетке расписания, настроить параметры занятия, работать с регулярностью, записывать клиентов, отмечать посещения и управлять списаниями услуг.

Если ваша компания оказывает услуги групповых тренировок, вам необходимо сначала включить эту возможность в системе:

Перейдите в раздел «Профиль компании» → «Редактировать компанию».
Поставьте галочку возле пункта «Есть групповые занятия».
Если требуется, чтобы клиенты могли записываться онлайн, отметьте также пункт «Онлайн запись на групповые занятия».

После включения функции групповых занятий расписание формируется в разделе «Учёт». Сетка расписания позволяет:

создавать групповые занятия и управлять ими;
настраивать регулярность и параметры занятий;
записывать клиентов;
контролировать списания услуг и посещаемость;
создавать несколько занятий на одно время в одном зале.

Эта функция — основа работы групповых тренировок, секций и любых занятий с фиксированным временем.

Как работает механика групповых занятий:

Групповые занятия создаются в сетке расписания на вкладках «Неделя» или «Залы».
Каждое занятие имеет параметры: тренер, занятие, зал, время, длительность, вместимость, стоимость, регулярность.
В системе должны быть заранее созданы занятия в разделе «Профиль компании → Занятия», иначе их нельзя будет выбрать при формировании расписания.
В системе можно создать регулярные занятия максимум на 365 дней вперёд от текущей даты.
Изменения в расписании отображаются с задержкой 15–20 минут — это нормальная работа системы.
Для записи клиента система проверяет наличие подходящей услуги, если не включено «Бесплатное занятие».
Списание услуги происходит автоматически или вручную — в зависимости от настроек компании.

Пошаговая инструкция:

1. Создание группового занятия.

Перейдите в раздел «Учёт» и откройте вкладку «Залы» или «Неделя».
Выберите нужные даты и зал в фильтре.
Нажмите на нужное время в сетке и в появившемся окне выберите «Групповое занятие».

2. Заполнение параметров.

В открывшемся окне укажите следующие параметры:

Кто работает:

Выберите сотрудника, который ведёт занятие. Если в вашей компании настроен расчёт заработной платы за проведённые занятия, выбор тренера обязателен — это необходимо для корректного расчёта зарплаты.

Подробнее о настройках заработной платы сотрудников читайте в отдельной статье.

Чекбокс «Секция»:

Отметьте, если занятие относится к секции. Подробнее о настройке секций и работе с ними — в отдельной статье «Создание секций».

Чекбокс «Онлайн‑занятие»:

Отметьте, если занятие проводится через Zoom. Интеграция Zoom настраивается отдельно, подробности — в отдельной статье «Подключение Zoom».

Чекбокс «Бесплатное занятие»:

Отметьте, если запись доступна всем клиентам без проверки услуги и без списаний. Такое занятие можно посещать без покупки абонемента или услуги.

Занятие:

Выберите направление тренировки, которое будет отображаться для клиентов в расписании. Занятие должно быть создано заранее в «Профиле компании → Занятия».

Подробнее о том, как создать занятия и настроить их параметры, читайте в отдельной статье «Создание занятий».

Зал:

При необходимости здесь можно выбрать другой зал для проведения занятия.

Время начала:

Здесь можно изменить время начала занятия или выбрать более точное значение. Например, если шаг времени в расписании установлен на 1 час, а вам необходимо указать начало в 14:05, то это можно скорректировать именно в этом поле.

Длительность и вместимость:

Эти параметры заполняются автоматически в соответствии с настройками выбранного занятия. При необходимости вы можете изменить их вручную для конкретной тренировки:

Длительность, мин — укажите точное время проведения занятия, если оно отличается от стандартного.
Вместимость, чел — задайте количество участников, которое может записаться на занятие.

Базовая стоимость:

Начните вводить название услуги из справочника, дождитесь загрузки и выберите нужную. Указанная стоимость будет отображаться клиенту при записи на занятие.

Блокировать запись, если никто не записан, (время до занятия) часов:

В этом поле можно задать условие для блокировки записи:

Оставьте поле пустым — если запись на занятие должна быть доступна всегда, независимо от того, записан ли кто‑то уже.
Укажите количество часов — если нужно, чтобы запись автоматически блокировалась за указанное время до начала занятия, если никто ещё не записался.

Вид занятия:

Разовое — создаётся одно занятие.
Регулярное — выберите дни недели, когда будет проходить занятие, и дату окончания повторов.

Ограничение по регулярным занятиям:

В системе можно создать регулярные занятия максимум на 365 дней вперёд от текущей даты. Это значит, что нельзя продлить повтор занятий дальше одного года и за пределы текущей даты в следующем году.

Пример:

Если вы создаёте регулярное занятие и сегодня 31 мая 2026 года и хотите продлить его до 1 сентября 2027 года, система не позволит. Максимально возможная дата окончания повторов будет 30 мая 2027 года (1 год).

Нажмите кнопку «Сохранить». Если вы создаёте регулярное занятие, изменения появятся в расписании не сразу, а через 15–20 минут — время зависит от объёма данных, которые нужно обработать системе.

Дополнительные функции:

Несколько занятий на одно время в одном зале.

Чтобы включить возможность создавать несколько занятий одновременно в одном зале:

Перейдите в «Профиль компании → Залы» → «Редактировать» (иконка карандаша).
Установите чекбокс «Много занятий на одно время» и нажмите «Сохранить».

Добавление второго и последующих групповых занятий:

Чтобы внести второе и последующее групповое занятие на одно и то же время:

Нажмите на любое время в выбранном зале и дате, выберите «Групповое занятие».
В поле «Время начала» скорректируйте начало занятия. Система позволит установить время даже в том случае, если на этот слот уже внесено другое занятие.

Занятия и аренда на одно время.

Чтобы включить возможность совмещать занятия и аренду:

Перейдите в «Профиль компании → Залы» → «Редактировать» (иконка карандаша).
Установите чекбокс «Занятия и аренда на одно время» и нажмите «Сохранить».

После этого порядок действий такой:

Сначала внесите аренду в расписание, подробности — в отдельной инструкции «Аренда залов».
Затем добавьте групповое занятие, изменив время начала.

Дублирование расписания.

Если вам необходимо продублировать групповые занятия с определённой недели на другие, выполните следующие шаги:

В разделе «Учёт» перейдите во вкладку «Групповые».
Нажмите кнопку «Дублировать расписание».
Укажите период дублирования (максимальный срок — до 12 недель).
При необходимости установите чекбокс «Очистить расписание на будущий период». Этот чекбокс удалит все групповые тренировки, которые уже были созданы на тот период, на который вы выполняете дублирование и заменит их новым расписанием.

После сохранения изменения появятся в расписании не сразу, а через 15–20 минут — время зависит от объёма данных, которые система обрабатывает.

Удаление ошибочного расписания:

Если вы создали ошибочное расписание и вам необходимо его удалить, можно воспользоваться той же функцией:

Удалите все занятия с одной недели.
Затем продублируйте эту пустую неделю на необходимое количество недель.

Таким образом система автоматически очистит ваше расписание.

Работа с расписанием:

В разделе «Учёт» есть отдельная вкладка для отображения только групповых занятий — «Групповые». Здесь можно видеть расписание всех групповых занятий на неделю и производить запись клиентов.

Запись клиента на групповое занятие.

Кликните по нужному занятию в расписании.
Найдите клиента через поиск или добавьте нового по кнопке «Новый клиент».
В окне записи выберите услугу для списания посещения:
- Если услуги нет — при записи клиента появится уведомление «Активных услуг нет». После нажатия на кнопку «Записать» можно продать услугу или абонемент прямо из окна записи.
  Кликните на уведомление «Не оплачено» и выберите нужную услугу или абонемент. Подробнее о продаже и отправке ссылки на оплату клиенту см. в этой статье.
- Если услуга есть, но есть пометка «Не оплачено» — значит, услуга продана в долг. Кликнув на иконку корзины рядом с уведомлением, вы можете произвести оплату прямо из данного окна. Подробнее о данной функциональности и способах оплаты услуг в долг описано в отдельной статье «Продажа абонемента в долг».
- Если услуга есть, но система не даёт её выбрать для списания — проверьте все обязательные условия, влияющие на доступность абонемента. Они описаны в статье «Почему абонемент недоступен при записи клиента?».
- Услугу можно сменить, кликнув по её названию или по «Не оплачено».

Если у вас установлена настройка «Онлайн запись на групповые занятия», то клиент также может самостоятельно записаться на занятия через виджет или приложение (раздел «Расписание»).

Повтор записи клиента.

Если вы хотите записать клиента сразу на все или несколько повторяющихся занятий автоматически, а не вручную:

При записи клиента нажмите на круглую стрелку напротив его фамилии.
В открывшемся окне укажите, на какие дни и до какого срока продлить запись и нажмите «Сохранить».

Отмена повторяющихся записей:

В этом же окне можно удалить сразу несколько повторяющихся записей:

Отметьте дни, в которые нужно отменить запись.
Нажмите кнопку «Отменить повторяющиеся записи».

После подтверждения операции все записи, начиная с выбранной недели, на отмеченные дни будут удалены.

Списание услуг за посещение.

В системе можно настроить автоматическое списание услуг в начале занятия либо проставлять его вручную.

Автоматическое списание:

Чтобы включить автоматическое списание:

В профиле компании установите чекбокс «Автоматически списывать абонемент в начале занятия».
При наступлении времени занятия списание с услуги / абонемента у всех записанных клиентов произойдёт автоматически.

Ручное списание:

Если автоматическое списание не настроено — списание произойдёт при отметке визита клиента вручную.

Для отметки визита клиента:

Кликните по галочке слева от фамилии клиента, чтобы она стала зелёной — визит отмечен.
Повторный клик по галочке — отметка снимается.

Отмена и внесение изменений в занятия.

Отмена занятия:

Откройте нужное занятие в расписании по кнопке «Изменить».
Внизу окна нажмите кнопку «Отменить занятие».
После нажатия система спросит причину отмены. Здесь вы можете указать причину отмены.

Дополнительно можно отправить уведомление об отмене занятия всем записанным клиентам. Для этого отметьте чекбокс «Уведомить записанных клиентов?».

Важно: уведомление будет отправлено только если в разделе «Профиль компании» → «Уведомления» настроено уведомление «Уведомлять об отмене группового занятия».

Подробнее о всех настройках и особенностях работы уведомлений читайте в отдельной статье - «Настройка уведомлений».

Уведомление не отправляется, если отменяется повторяющееся групповое занятие.
Если это регулярное занятие, система предложит варианты:
- «Только это» — отменяется только выбранное занятие.
- «Это и все последующие» — удаляются все занятия в выбранный день недели.

Важно: если нужно удалить повторяющиеся занятия в другие дни недели, процедуру необходимо повторить для каждого дня.

Внесение изменений:

Откройте занятие по кнопке «Изменить».
Внесите необходимые изменения в настройки занятия и сохраните.
Выберите, к каким занятиям применить изменения, если это повторяющееся занятие:
- Только к этому занятию.
- К этому и всем будущим, по день недели/время.
- К этому и всем будущим.
  
  Этот выбор влияет только на изменения в занятии, на отмену занятия он не влияет.

Важно: если в расписании указано несколько одинаковых занятий на одно время, и вы выбираете вариант «К этому и всем будущим, по день недели/время», то изменения будут внесены во все одинаковые занятия на выбранное время и дату.

Типичные ошибки и решения:

Ошибка: повторяющееся занятие не отображается в расписании сразу после создания.

Причина: превышен лимит 365 дней.
Решение: уменьшите дату окончания повторов.
Причина: системная задержка обновления.
Решение: подождите 15–20 минут — это нормальная работа системы.

Ошибка: невозможно выбрать услугу при записи клиента.

Причина: не выполнены обязательные условия для использования абонемента (например, срок действия, доступ к занятиям, количество посещений).
Решение: проверьте настройки абонемента и условия его использования, подробнее в статье «Почему абонемент недоступен при записи клиента?».

Ошибка: клиент отображается как «Не оплачено».

Причина: услуга продана в долг.
Решение: произведите оплату через иконку корзины в окне записи.

Ошибка: не удаётся создать несколько занятий на одно время.

Причина: не включён чекбокс «Много занятий на одно время» в настройках зала. Решение: перейдите в «Профиль компании → Залы», включите чекбокс и сохраните изменения.

Ошибка: не удаётся совместить аренду и занятие.

Причина: не включён чекбокс «Занятия и аренда на одно время» в настройках зала.
Решение: включите чекбокс «Занятия и аренда на одно время» в настройках зала и сохраните изменения.
Причина: сначала было создано занятие, а потом пытаетесь добавить заказ аренды.
Решение: при создании сначала внесите заказ аренды, а затем добавьте занятие.

Ошибка: дублирование расписания не работает.

Причина: системная задержка обновления.
Решение: подождите 15–20 минут — это нормальная работа системы.

Дополнительные материалы:

👆 На этом пока всё