Подключение календарей
Функция интеграции Гугл календарей нужна для автоматической синхронизации заказов и бронирований и осуществляется исключительно по вашему желанию и не является обязательным для работы нашей системы. Она дополнительно помогает администраторам и менеджерам:
видеть все заказы в календаре без ручного переноса;
управлять расписанием залов через Гугл;
избегать ошибок при работе с бронированиями.
Условия корректной работы интеграции:
Для корректного подключения календарей необходимо:
Актуальный Гугл‑аккаунт — используйте рабочий аккаунт, к которому у вас есть доступ.
Предварительно созданные календари для каждого зала — внутри одного Гугл‑аккаунта создайте отдельный календарь для каждого зала, который будет синхронизироваться с системой (подробнее см. инструкцию)
Совпадение часового пояса и города — настройка должна быть одинаковой в трёх местах:
– в системе AppEvent (например, Москва +03);
– в настройках Гугл‑аккаунта (Общие);
– в настройках конкретного календаря, который подключается к залу.
Важно: если в Гугл‑аккаунте выбран один часовой пояс, а в календаре другой, система будет ориентироваться на часовой пояс Гугл‑аккаунта. Это приведёт к смещению времени заказов (например, в системе Appevent +03, в Гугл‑аккаунте +04, в календаре +03 → заказ отобразится со смещением на 1 час вперёд).
Логика работы синхронизации:
Интеграция с календарями имеет ряд особенностей, которые важно учитывать при настройке:
Синхронизация только с текущей даты и будущих заказов.
После подключения система синхронизирует данные в обе стороны — заказы из AppEvent выгружаются в Гугл‑календарь, а события из Гугл загружаются в систему. Но это касается только периода начиная с текущей даты (момент подключения) и всех будущих заказов и событий. Прошлые данные не синхронизируются автоматически — их можно добавить вручную, если они нужны.
Однократная синхронизация.
Синхронизация заказов с Гугл‑календарём выполняется только один раз. При подключении календаря в него выгружаются все будущие заказы. После этого те же самые заказы повторно не выгружаются при переподключении календаря (нового или того же) — это сделано, чтобы избежать дублирования событий.
Переподключение к новому календарю.
Если зал отключается от Календаря 1 (старого) и подключается к Календарю 2 (новому), действуют следующие правила:
Старые заказы не переносятся. Все заказы, которые уже были выгружены в Календарь 1, никогда не попадут в Календарь 2.
Синхронизация только новых заказов. В Календарь 2 будут выгружаться только те заказы, которые создаются в системе после момента подключения этого календаря.
Удаление и пересоздание заказов. Если удалить старый заказ (который был синхронизирован с Календарём 1) и создать новый в системе, он появится в Календаре 2. Но из Календаря 1 старое событие не исчезнет — оно останется там навсегда.
Изменения не синхронизируются. После переподключения залов к новому календарю изменения в старом Календаре 1 остаются только внутри него и не передаются ни в систему, ни в Календарь 2. Точно так же изменения заказов в системе или в новом Календаре 2 не обновляют старый Календарь 1.
Рекомендация. Переподключать зал к новому календарю стоит только в случае, если вам больше не нужна синхронизация по старым заказам.
Синхронизация для тарифа «Спорт».
В календарь загружаются только заказы по аренде. Групповые и индивидуальные занятия не переходят, так как содержат данные, которые календарь не может корректно отобразить. Однако при первой синхронизации в календарь попадут все данные из системы, включая занятия.
Синхронизация личных мероприятий.
Если в календаре были внесены ваши личные мероприятия, они тоже могут попасть в систему и отобразиться как заказы с созданием контакта клиента — но только если они относятся к будущим датам.
Повторяющиеся события.
События, созданные в Гугл календаре с повтором, не переносятся в систему. При этом повторяющиеся события из системы AppEvent загружаются в календарь полностью.
Изменения событий.
Если изменить событие в Гугл календаре, оно может вернуться к исходному виду. Чтобы избежать ошибок, лучше изменять и отменять заказ в системе AppEvent.
Пошаговая инструкция:
Подключение аккаунта
Чтобы начать работу с интеграцией, необходимо подключить аккаунт к системе AppEvent.
- Войдите в систему AppEvent под своей учётной записью.
Нажмите на кнопку «Подключить календарь» в профиле.
Авторизуйтесь и войдите в свой Гугл‑аккаунт.
В следующем окне система запросит разрешение на доступ к календарям. Нажмите «Разрешить».
Подготовка к подключению залов
Перед тем как привязать календарь к залу, убедитесь, что выполнены следующие настройки:
Настроены цены в залах. Это гарантирует, что заказы будут попадать в систему с корректной корзиной и стоимостью. Подробная инструкция: https://help.appevent.ru/article/4555.
Отключена автоотмена заказов. Перед подключением календарей нужно временно отключить автоотмену, чтобы избежать ошибок синхронизации. Подробная инструкция: help.appevent.ru/article/11225.
Созданы календари для каждого зала. Один календарь = один зал. Все календари создаются внутри одного Гугл‑аккаунта, новый профиль заводить не нужно. Подробная инструкция: help.appevent.ru/article/6311.
Совпадают часовые пояса и города.
– В системе AppEvent (например, Москва +03). Изменить можно по кнопке «Редактировать компанию»: в поле «Город» начните вводить название, дождитесь загрузки и выберите нужный.
– В настройках Гугл‑аккаунта (раздел «Общие»).
– В настройках конкретного календаря, который подключается к залу.
Привязка календарей к залам
После подключения аккаунта нужно связать календари с конкретными залами.
В профиле компании перейдите во вкладку «Залы».
Напротив каждого зала нажмите кнопку «Подключить».
Во всплывающем окне выберите календарь для этого зала.
Загрузка данных
После выбора календаря начинается его синхронизация с системой AppEvent.
Как это работает:
Синхронизация заказов происходит только за период с текущей даты (момент подключения) и все будущие события.
Заказы за прошлый период не синхронизируются. Если вам нужно видеть старые события, их можно добавить вручную.
Как отключить вывод контактов в календаре:
Если в публичном доступе Гугл календаря показываются все данные мероприятий, включая контакты клиентов (например, если они внесены в название), это можно отключить.
Пошаговая инструкция:
Откройте настройки нужного календаря.
Перейдите в секцию «Разрешения на доступ».
Установите параметр «Доступ только к информации о свободном времени».
После этого в публичном доступе будет видно только занятое/свободное время, но не детали заказов и контакты клиентов.
Типичные ошибки и решения:
Ошибка: При попытке подключения календаря появляется окно «Приложение не проверено».
Причина: Система показывает стандартное предупреждение безопасности для приложений, которые ещё не внесены в список «проверенных».
Решение:
Нажмите кнопку «Дополнительные настройки».
Затем выберите «Перейти на страницу appevent.ru (небезопасно)».
После этого продолжите подключение по инструкции.
Ошибка: Календарь не подключается после нажатия «Разрешить».
Причина: Браузер блокирует процесс из‑за расширений (например, AdBlock).
Решение: Отключите расширения для блокировки рекламы или повторите процесс в другом браузере.
Ошибка: Заказы в системе отображаются со смещением по времени.
Причина: Несовпадение часовых поясов между системой AppEvent, Гугл‑аккаунтом и календарём.
Решение: Чтобы время заказов отображалось корректно, нужно выровнять часовые пояса. Проверьте настройки:
в профиле компании в AppEvent,
в Гугл‑аккаунте,
и в самом календаре.
Все три значения должны совпадать. Если они разные, заказы в систему будут выгружаться со смещением. После изменения настроек новые заказы будут синхронизироваться правильно, а старые, уже выгруженные со смещением, придётся поправить вручную.
Ошибка: Не загружаются старые заказы.
Причина: Синхронизация работает только с текущей даты и будущих заказов и событий — как из Гугл‑календаря в систему, так и из системы в календарь.
Решение: Старые заказы и события не подтягиваются автоматически. Если они нужны, добавьте их вручную.
Ошибка: При переподключении Гугл‑календаря заказы не появились в новом календаре.
Причина: Эти заказы уже были синхронизированы в другом календаре. Повторной синхронизации нет, чтобы избежать дублирования событий.
Решение: После переподключения в новый календарь выгружаются только новые заказы, созданные в системе после подключения. Старые заказы, которые уже были синхронизированы, остаются в предыдущем календаре и не переносятся автоматически. Если нужно видеть их в новом календаре, добавьте события вручную или пересоздайте заказы в системе.
Ошибка: Календарь внёс изменения в заказ.
Причина: Система AppEvent фиксирует только факт события, но не получает дополнительных данных из Гугл. Изменения могли внести сотрудник напрямую через календарь или другой сервис, подключённый к календарю.
Решение: Если у вас тариф с фиксацией истории, все изменения нужно вносить через систему AppEvent. Так можно отследить корректную историю заказов.
Дополнительные материалы: