Настройка условий автоотмены заказов

Порой в сезон особо остро стоит вопрос своевременных предоплат от ваших клиентов. Иногда клиенты могут совершить большое количество заказов и не оплачивать их, тем самым занимая время, и в итоге потом вовсе могут отменить заказ. Тем самым ваша компания потеряет заказ.

Чтобы таких ситуаций не происходило, а также, чтобы ваши клиенты быстрее производили предоплаты по созданным заказам, была разработана функция автоотмены заказа.

Как это работает:

Клиенту при совершении заказа на последнем экране виджета будет обозначен размер предоплаты, который он должен внести (как настроить Предоплату указано здесь), а также обозначен срок, в течение которого эта предоплата должна быть внесена. 

Теперь, если клиент не внесет в указанный срок предоплату, к примеру по вашим реквизитам, то заказ автоматически отменится.

ВАЖНО! Если вы работаете в Ручном режиме приема предоплат (как это настроить описано здесь), то если клиент внес предоплату вовремя в указанный срок, вам нужно зайти в систему AppEvent -> Учет -> затем в соответствующий заказ и добавить Новый платеж, равный внесенной предоплате, чтобы система поняла, что клиент вовремя совершил оплату, и заказ не нужно отменять. 

Например, нужна предоплата в размере 400 руб. В заказе появится желтая плашка со сроком до отмены заказа.

Далее мы понимаем, что клиент нам внес предоплату. Заходим в заказ и добавляем Новый платеж.

Тем самым система понимает, что платеж вам поступил и не отменяет заказ.

Важно! Если вы вносите заказы сами в систему, то есть клиент сделал заказ не через виджет, а к примеру позвонил вам по телефону, то на такие заказы также будет действовать автоотмена, пока вы не совершите те же действия, что описаны выше. То есть вам также нужно в такие заказы внести платежи.      

Важно! Если вы внесете заказ в гугл календарь, при этом заказ синхронизируется с AppEvent, на такие заказы также будет действовать автоотмена. То есть вам также нужно в такие заказы внести платежи. Однако же можно отключить действие автоотмены на заказы, внесенные через гугл, для этого нужно зайти в Профиль компании -> Предоплата и поставить галочку напротив настройки: "Отключить автоотмену для заказов из Google календаря" и затем "Сохранить настройки". 

Также в настройках функции автоотмены есть поле "Дней до мероприятия включительно".

Если вы хотите, чтобы автоотмена распространялась на все заказы, то поле нужно оставить пустым.

Если вы хотите, чтобы к примеру автоотмена в течение 1 часа действовала на события, до которых менее 5 дней, то в поле "Дней до мероприятия включительно" нужно указать "5", а в поле "Срок для предоплаты" нужно указать "1 час":

Тем самым, можно добавить множество условий автоотмены событий, тем самым гибко настроить систему под нужды и правила своей компании. 

Может быть ситуация, при которой между поступлением заказа и его началом остается меньше времени, чем настроено на предоплату. Например, у вас отменяются заказы, которые не были оплачены в течение 24 часов, но клиент забронировал студию всего за 12 часов до начала заказа. В этом случае, если предоплата все равно не поступит, система отменит заявку за час до ее начала. Эта настройка вшита в систему по умолчанию. 

В случае если заказ поступил менее чем за час до его начала, автоотмена не сработает, если не выставлены условия автоотмены на меньшее время.

Функция автоотмены заказов хорошо работает в связке с функцией автоматического учета предоплат, то есть с возможностью автоматической оплаты заказов непосредственно в виджете системы AppEvent.

Подробнее о функции приема онлайн платежей можно ознакомиться здесь.

При таких настройках у вас не будет необходимости постоянно отслеживать прием платежей по вашим реквизитам, и заходить каждый раз в заказ, чтобы внести Новый платеж, чтобы система его не отменила. Так как при онлайн платежах система сама разносит оплаты по заказам и фиксирует предоплату. 

ВАЖНО! Если вы отмените автоотмену для определенного заказа, а затем измените его сроки, то автоотмена активируется для заказа вновь исходя их новых данных. В случае, если так изменится давний заказ, который уже прошел, но предоплат в нем не было, то автоотмена автоматически переведет заказ в отмененные.

Настройки автоотмены не доступны на тарифе StuduoGo.