Настройка условий автоотмены заказов
Автоотмена позволяет автоматически отменять заказы, по которым клиент не внёс предоплату в установленный срок. Это помогает избежать неоплаченных броней, освободить расписание и повысить дисциплину клиентов.
Важно: автоотмена работает только при наличии условий предоплаты. Как настроить предоплату — в статье «Настройка условий предоплаты».
Где находятся настройки:
«Профиль компании» → «Предоплата» → «Условия автоотмены».
Как работает автоотмена:
При оформлении заказа в виджете клиент видит:
размер предоплаты;
срок, в течение которого нужно внести оплату.
Если клиент не оплачивает заказ в указанный срок, система автоматически отменяет его.
Особенности при ручном режиме предоплаты:
Если вы используете ручной режим:
система не получает информацию о поступлении денег автоматически;
чтобы заказ не был отменён, нужно вручную подтвердить оплату.
Как подтвердить оплату вручную:
Перейдите в раздел Учёт.
Откройте нужный заказ.
Нажмите «Добавить оплату».
Укажите сумму предоплаты и сохраните.
После этого автоотмена отключится, и заказ останется активным.
Заказы, созданные вручную:
Если заказ создан сотрудником (по телефону, в студии):
автоотмена применяется так же, как и к заказам из виджета;
чтобы избежать отмены, необходимо внести оплату вручную или отправить клиенту ссылку на онлайн‑оплату.
Создание условий автоотмены:
Откройте «Профиль компании» → «Предоплата» → «Условия автоотмены».
Нажмите «Добавить».
Укажите срок автоотмены — от 15 минут до 7 дней.
При необходимости заполните поле «Дней до мероприятия включительно».
Сохраните настройки.
Параметры условий автоотмены:
Срок для предоплаты — период, в течение которого клиент должен внести предоплату. Отсчёт начинается с момента создания заказа.
Если срок истекает — заказ отменяется автоматически.
Дней до мероприятия включительно — позволяет применять разные сроки автоотмены в зависимости от того, сколько дней осталось до начала мероприятия.
Примеры:
автоотмена действует на все заказы:
условие применяется к заказам, созданным за 5 дней до мероприятия:
Пример настройки:
Базовое условие: срок — 1 час, поле «Дней до мероприятия» пустое.
Дополнительное условие: срок — 15 минут, «Дней до мероприятия» = 5.
Система применит более строгие условия к ближайшим датам.
Встроенные ограничения по времени:
Система автоматически корректирует автоотмену, если до начала мероприятия остаётся меньше времени, чем указано в условиях. Это сделано для того, чтобы заказ не «висел» в системе, когда клиент уже физически не успеет внести предоплату.
Работает это так:
1) До начала осталось меньше, чем срок автоотмены.
Пример:
Срок автоотмены — 24 часа.
Клиент бронирует за 12 часов до начала.
Система понимает, что ждать 24 часа невозможно, поэтому сокращает срок автоматически: → заказ будет отменён за 1 час до начала.
2) Заказ создан менее чем за 1 час до начала.
Если срок автоотмены больше, чем оставшееся время, система считает, что клиент уже не успеет оплатить: → заказ отменяется сразу после создания.
Это касается и заказов, созданных сотрудником вручную.
3) Заказ создан менее чем за 30 минут до начала.
В этом случае автоотмена не применяется, если срок автоотмены больше: → заказ остаётся активным.
Это встроенное ограничение системы.
Рекомендация:
Если ваши клиенты часто бронируют «впритык» — за час или меньше до начала мероприятия — устанавливайте срок автоотмены не более 30 минут. Так вы избежите автоматической отмены срочных заказов.
Индивидуальные настройки автоотмены в заказе:
Вы можете настроить индивидуальные параметры предоплаты и автоотмены для конкретного заказа.
Для этого:
Перейдите в раздел «Учет»
Откройте нужный заказ
Перейдите в раздел «Платежи»
Рядом с суммой предоплаты будут доступны опции:
Изменить предоплату — позволяет задать персональный размер предоплаты для конкретного заказа.
Убрать предоплату — полностью отключает предоплату и автоотмену для данного заказа.
Включить автоотмену — активирует автоотмену, если она не была настроена ранее, и позволяет задать индивидуальный срок ожидания оплаты.
Если автоотмена настроена, то в заказе появится системное уведомление «Предоплата не внесена!», а также будет указан срок, в течение которого клиент должен внести оплату.
Если вы договорились с клиентом об индивидуальном сроке, нажмите кнопку «Настроить» рядом с уведомлением. Это позволит изменить срок автоотмены именно для данного заказа — без изменения общих настроек компании, а также полностью отключить автоотмену при необходимости.
Таким образом, вы можете гибко управлять условиями оплаты и отмены на уровне каждого отдельного заказа, адаптируя их под конкретную ситуацию или договоренности с клиентом.
Важные нюансы:
Автоотмена и изменение заказа:
Если вы отключили автоотмену вручную, а затем изменили параметры заказа (дату, время, длительность):
система пересчитает условия;
автоотмена включится снова автоматически.
Если изменения внесены в старый заказ, который уже прошёл и не содержит предоплаты, система может автоматически перевести его в статус «Отменён».
Автоотмена и Google Календарь:
Если заказы поступают из маркетплейсов или сторонних площадок через Google Календарь:
такие заказы не содержат данных об оплате;
автоотмена может ошибочно отменить их.
Чтобы этого избежать, выполните следующую настройку:
«Профиль компании» → «Предоплата» → включить чекбокс «Отключить автоотмену для заказов из Google Календаря».
Автоотмена и онлайн‑платежи:
При подключённых онлайн‑платежах:
система сама фиксирует оплату;
автоотмена отключается автоматически;
ручное подтверждение не требуется.
Подробные условия работы онлайн‑платежей описаны в отдельной статье - «Условия работы онлайн платежей».
Типичные ошибки и решения:
Ошибка: заказ удаляется сразу после создания.
Причина: заказ создан менее чем за час до начала, срок автоотмены больше. Решение: установите срок автоотмены ≤ 30 минут.
Ошибка: автоотмена не срабатывает.
Причина: заказ создан менее чем за 30 минут до начала.
Решение: установите меньший срок автоотмены.
Ошибка: автоотмена была отключена, но заказ всё равно отменился.
Причина: после отключения были изменены параметры заказа.
Решение: верните заказ из отменённых в карточке заказа по кнопке «Изменить мероприятие» → «Вернуть заявку».
После настройки условий автоотмены система будет автоматически отменять неоплаченные заказы в соответствии с заданными правилами. Это позволит снизить количество «пустых» броней и ускорить внесение предоплат клиентами.