Почему абонемент недоступен при записи клиента?
Чтобы абонемент можно было выбрать при записи или списании посещения, должны выполняться несколько обязательных условий:
статус;
срок действия;
доступ услуги к занятию;
и наличие свободных списаний.
Если хотя бы одно условие не выполнено, старый абонемент не появится в списке доступных.
Также на доступность влияют настройки компании, ограничивающие запись без свободных списаний или без подходящей услуги.
Обязательные параметры абонемента для списания:
Абонемент можно использовать только если выполнены все условия:
1. Статус — «Отгружен»:
Только отгруженный абонемент считается активным.
Статус заказа можно посмотреть в его карточке:
«Клиенты» → вкладка «Абонементы» → Номер заказа
А также можно посмотреть в карточке клиента:
«Клиенты» → вкладка «Продажи» → Номер заказа → «Статус»
Как изменить статус заказа:
Чтобы изменить статус заказа на корректный:
Откройте карточку заказа и в правом верхнем углу нажмите кнопку «Изменить заказ».
В открывшемся окне в поле «Статус» выберите значение «Отгружен».
Сохраните изменения.
2. Срок действия включает текущую дату.
Срок действия можно посмотреть в карточке клиента:
«Клиенты» → вкладка «Абонементы» → поле «Действителен включительно»
Абонемент должен быть действующим на момент записи или списания.
Если данное поле пустое, это означает, что при продаже абонемента параметр «Срок действия после активации, дни» не был заполнен. В этом случае абонемент считается безлимитным по времени — у него нет ограничения по сроку действия, и изменить это в уже проданном абонементе нельзя.
Как изменить срок действия:
Подробная инструкция по изменению срока действия абонемента — в отдельной статье «Редактирование и продление абонементов».
3. Услуга в абонементе должна иметь доступ к нужному занятию.
В услуге, входящей в абонемент, в параметре «Доступ к занятиям» должно быть выбрано занятие, на которое вы записываете клиента.
Если поле пустое, это означает, что услуга не ограничена типом занятия и даёт возможность посещать все занятия.
Посмотреть настройки можно в разделе: «Профиль компании» → «Услуги» → «Групповые» / «Персональные» → «Редактировать» → поле «Доступ к занятиям».
Как изменить доступ к занятиям:
Вы можете сразу внести изменения в это поле и сохранить — изменения применятся ко всем уже проданным абонементам, в состав которых входит эта услуга.
Как понять, какие услуги входят в проданный абонемент?
Можно посмотреть:
Раздел «Клиенты» → Карточка клиента → вкладка «Абонементы» → столбец «Состав» (остаток)
«Профиль компании» → «Услуги» → «Абонементы» → «Редактировать» (иконка карандаша) → поле «Включены услуги»
После этого найдите услугу в списке групповых или персональных.
4. Должно быть свободное количество списаний.
Если в абонементе в столбце «Состав» (остаток) напротив наименования услуги указано 6/8, это означает:
6 — доступные списания,
8 — исходное количество.
Если клиент уже записан на 6 будущих занятия, эти списания забронированы, и списать ещё одно невозможно.
Если в абонементе нет счётчика списаний, это означает, что при создании услуги не было указано количество списаний. В этом случае абонемент считается безлимитным — ограничений по количеству посещений или часов нет, и изменить это в уже проданном абонементе нельзя.
Как изменить количество списаний:
Подробная инструкция по изменению количество списаний в абонементе — в отдельной статье «Редактирование и продление абонементов».
Как проверить, есть ли забронированные списания?
Откройте карточку клиента.
Перейдите во вкладку «Журнал».
Выберите период (например, месяц).
Найдите будущие записи со статусом «В ожидании».
Проверьте параметр «Услуга».
Если используется услуга, которая входит в нужный абонемент — списания в абонементе забронированы.
Настройки компании, которые могут ограничивать запись:
Некоторые настройки компании напрямую влияют на доступность абонемента.
1. «Обязательно наличие услуги/абонемента при записи на групповое/персональное занятие».
Если включено:
система проверяет, есть ли подходящая услуга или абонемент с доступом к нужному занятию у клиента;
если нет — клиент записаться не сможет.
2. «Предварительная запись на групповое/персональное занятие ограничена количеством занятий, оставшихся в услуге/абонементе».
Если включено:
система проверяет наличие свободных списаний;
если все списания забронированы будущими записями — записать клиента нельзя.
Это касается:
записи на занятие,
записи в лист ожидания,
списания за прошедшее занятие.
Важно: данное ограничение действует только в том случае, если в услуге, входящей в абонемент, параметр «Способ списания» — «Посещения». Если способ списания — «Часы», это ограничение не применяется.
Если абонемент недоступен, но списание нужно произвести:
Если абонемент не отображается в списке доступных для списания, но списание необходимо выполнить, можно воспользоваться одним из вариантов:
Отменить хотя бы одну будущую запись клиента, чтобы освободить забронированное списание.
Продать новую услугу или абонемент, если текущий полностью исчерпан или не подходит по параметрам.
Увеличить количество списаний или изменить срок действия в уже проданном абонементе.
Дополнительные материалы: