Спорт: Внесение персональных занятий в расписание
Если ваша компания оказывает услуги персональных тренировок, вам необходимо сначала включить эту возможность в системе:
Перейдите в раздел «Профиль компании» → «Редактировать компанию».
Поставьте галочку возле пункта «Есть персональные занятия».
Если требуется, чтобы клиенты могли записываться онлайн, отметьте также пункт «Онлайн запись на персональные занятия».
После включения функции персональных занятий расписание персональных занятий формируется в разделе «Учёт». Сетка расписания позволяет:
создавать персональные занятия и управлять ими;
учитывать рабочий график тренеров;
контролировать списания услуг и посещаемость;
размещать несколько персональных занятий одновременно в одном зале.
Эта функция — основа работы персональных тренировок, индивидуальных занятий и любых услуг, где требуется фиксированное время и конкретный клиент.
Как работает механика персональных занятий:
Персональные занятия создаются в сетке расписания на вкладках «Неделя» или «Залы», а также в разделе «Персональные».
Каждое занятие имеет параметры: тренер, статус занятия, статус визита, занятие, зал, клиент, регулярность, длительность.
- В системе можно создать регулярные занятия максимум на 365 дней вперёд от текущей даты.
- Изменения в расписании отображаются с задержкой 15–20 минут — это нормальная работа системы.
Создание персонального занятия невозможно без выбора клиента.
Часы для записи тянутся из графика работы тренера, заданного в разделе «Профиль компании» → «Сотрудники» → «График работы». Подробнее об этом см. в отдельной статье «График работы тренеров».
Для записи клиента система проверяет наличие подходящей услуги или абонемента. Если услуги нет, её можно продать прямо в процессе записи через кнопку «Не оплачено».
Списание услуги происходит автоматически или вручную — в зависимости от настроек компании.
Способы внесения персонального занятия:
Клиент записывается самостоятельно через приложение.
Клиент регистрируется через виджет.
Сотрудник вручную вносит занятие в разделе «Учёт», выбрав тренера и клиента.
Пошаговая инструкция для внесения занятия:
1. Создание персонального занятия.
Перейдите в раздел «Учёт» и откройте вкладку «Персональные».
Выберите нужного тренера — откроется его рабочее расписание.
- Нажмите на любой свободный слот в расписании тренера — откроется окно персонального занятия.
2. Заполнение параметров.
В открывшемся окне персонального занятия укажите следующие параметры:
Кто работает:
При необходимости здесь можно выбрать другого сотрудника для проведения занятия.
Важно: если не указать тренера, занятие не отобразится в приложении клиента.
Если в вашей компании настроен расчёт заработной платы за проведённые занятия, выбор тренера обязателен — это необходимо для корректного расчёта зарплаты.
Подробнее о настройках заработной платы сотрудников читайте в отдельной статье.
Статус занятия:
Заявка — запись ещё не подтверждена.
Бронь — запись подтверждена и ожидается оплата или оплата уже получена.
Завершено — занятие уже прошло.
Статус визита:
Не пришёл — если занятие внесено на будущее.
Пришёл — если занятие состоялось и нужно списать визит с абонемента/услуги.
Занятие:
Выберите направление тренировки, которое будет отображаться для клиента.
Занятия создаются заранее в разделе «Профиль компании → Занятия». Если занятий нет, можно выбрать пункт «Любое занятие» — тогда запись всё равно будет возможна.
Важно: если не указать тип занятия, оно не отобразится в приложении клиента.
Подробнее о том, как создать занятия и настроить их параметры, читайте в отдельной статье «Создание занятий».
Чекбокс «Онлайн‑занятие»:
Отметьте, если занятие проводится через Zoom. Интеграция Zoom настраивается отдельно (см. статью «Подключение Zoom»).
Зал:
Укажите помещение, где будет проходить занятие.
Клиент:
Найдите клиента через поиск или добавьте нового по кнопке «Новый клиент».
Комментарий:
Добавьте заметки (например, пожелания клиента или состояние здоровья).
Откуда заказ:
Укажите источник заказа для статистики.
Услуга:
При записи система проверяет наличие подходящей услуги или абонемента.
Если услуги нет, появится метка «Не оплачено» — можно сразу продать услугу или абонемент прямо из формы заказа. Кликните на уведомление «Не оплачено» и выберите нужную услугу или абонемент. Подробнее о продаже и отправке ссылки на оплату клиенту см. в отдельной статье.
Если услуга есть, но не привязывается — проверьте условия доступности абонемента / услуги. Они описаны в статье «Почему абонемент недоступен при записи клиента?».
Важно: для персонального занятия тип услуги должен быть именно «Персональное занятие».
Вид занятия:
Разовое — создаётся одно занятие.
Регулярное — выберите дни недели, когда будет проходить занятие, и дату окончания повторов.
Ограничение по регулярным занятиям:
В системе можно создать регулярные занятия максимум на 365 дней вперёд от текущей даты. Это значит, что нельзя продлить повтор занятий дальше одного года и за пределы текущей даты в следующем году.
Пример:
Если вы создаёте регулярное занятие и сегодня 31 мая 2026 года и хотите продлить его до 1 сентября 2027 года, система не позволит. Максимально возможная дата окончания повторов будет 30 мая 2027 года (1 год).
Нажмите кнопку «Сохранить». Если вы создаёте регулярное занятие, изменения появятся в расписании не сразу, а через 15–20 минут — время зависит от объёма данных, которые нужно обработать системе.
Свободное время:
Бегунком справа можно отрегулировать длительность занятия. При необходимости скорректируйте дату, нажав на дату сверху бегунка.
Дополнительные функции:
Несколько занятий на одно время в одном зале.
Чтобы включить возможность создавать несколько занятий одновременно в одном зале:
- Перейдите в «Профиль компании → Залы» → «Редактировать» (иконка карандаша).
- Установите чекбокс «Много занятий на одно время» и нажмите «Сохранить».
Добавление второго и последующих персональных занятий:
Чтобы внести второе и последующее персональное занятие на одно и то же время:
Нажмите на любое время в выбранном зале и дате в разделе «Неделя» или «Залы», выберите «Персональное занятие».
Отметьте тренера и в разделе «Свободное время» скорректируйте начало занятия. Система позволит установить время даже в том случае, если на этот слот уже внесено другое занятие.
Важно: система не позволит назначить нескольких персональных занятий одному тренеру в одно время, включая пересечение с групповыми.
Занятия и аренда на одно время.
Чтобы включить возможность совмещать занятия и аренду:
- Перейдите в «Профиль компании → Залы» → «Редактировать» (иконка карандаша).
- Установите чекбокс «Занятия и аренда на одно время» и нажмите «Сохранить».
После этого порядок действий такой:
Сначала внесите аренду в расписание, подробности — в отдельной инструкции «Аренда залов».
Затем добавьте персональное занятие и скорректируйте начало занятия.
Работа с занятием:
Списание услуг за посещение.
В системе можно настроить автоматическое списание услуг в начале занятия либо проставлять его вручную.
Автоматическое списание:
Чтобы включить автоматическое списание:
В профиле компании установите чекбокс «Автоматически списывать абонемент в начале занятия».
При наступлении времени занятия списание с услуги / абонемента произойдёт автоматически.
Ручное списание:
Если автоматическое списание не настроено — списание произойдёт при отметке визита клиента вручную.
Для фиксации фактического посещения:
Откройте занятие, кликнув по нему в расписании.
В окне занятия смените статус визита на «Пришел» и сохраните изменения.
После этого произойдёт автоматическое списание услуги или абонемента, привязанного к занятию.
Отмена и внесение изменений в занятия.
Отмена занятия:
Откройте занятие, кликнув по нему в расписании.
Внизу окна нажмите кнопку «Отменить заявку».
- После этого система спросит причину отмены. Вы можете указать причину — она сохранится и будет отображаться в статистике, а также в карточке клиента. Это помогает вести учёт причин отмен и анализировать посещаемость.
Также можно отметить чекбокс «Добавить в чёрный список?» — это внутренняя пометка для администратора, клиент не блокируется и сможет делать новые заказы. Если это регулярное занятие, система предложит варианты:
«Только этот» — отменяется только выбранное занятие.
«Этот и все последующие» — удаляются все занятия в выбранный день недели.
Важно: если нужно удалить повторяющиеся занятия в другие дни недели, процедуру необходимо повторить для каждого дня.
Внесение изменений:
Откройте занятие, кликнув по нему в расписании.
Внесите необходимые изменения в настройки занятия и сохраните.
Выберите, к каким занятиям применить изменения, если это повторяющееся занятие:
Только к этому занятию.
К этому и всем будущим, по день недели/время.
К этому и всем будущим.
Этот выбор влияет только на изменения в занятии, на отмену занятия он не влияет.
Типичные ошибки и решения:
Ошибка: повторяющееся занятие не отображается в расписании сразу после создания.
Причина: превышен лимит 365 дней.
Решение: уменьшите дату окончания повторов.Причина: системная задержка обновления.
Решение: подождите 15–20 минут — это нормальная работа системы.
Ошибка: невозможно выбрать услугу при записи клиента.
Причина: не выполнены обязательные условия для использования абонемента (например, срок действия, доступ к занятиям, количество посещений).
Решение: проверьте настройки абонемента и условия его использования, подробнее в статье «Почему абонемент недоступен при записи клиента?».
Ошибка: не удаётся создать несколько занятий на одно время.
Причина: не включён чекбокс «Много занятий на одно время» в настройках зала. Решение: перейдите в «Профиль компании → Залы», включите чекбокс и сохраните изменения.
Ошибка: не удаётся совместить аренду и занятие.
Причина: не включён чекбокс «Занятия и аренда на одно время» в настройках зала.
Решение: включите чекбокс «Занятия и аренда на одно время» в настройках зала и сохраните изменения.Причина: сначала было создано занятие, а потом пытаетесь добавить заказ аренды.
Решение: при создании сначала внесите заказ аренды, а затем добавьте занятие.
Ошибка: занятие не видно в разделе «Персональные».
Причина: этот раздел показывает только рабочее расписание тренера.
Решение: проверьте вкладки «Залы» или «Неделя».
Дополнительные материалы: